Oom Dagobert

Er is de laatste tijd een flink aantal positieve berichten in de media over tekenen dat de economie eindelijk herstelt. Ook in Nederland. De hoogste tijd! Signalen zoals een substantiële stijging van het aantal verkochte huizen, een groeiende export en een inkoopmanagersindex (NEVI) die al een aantal periodes boven de 50 ligt, wijst op groei en geeft hoop.

Voor mij betekent dit dat wij op de goede weg zijn. Alleen, dit wil niet zeggen dat we de kosten niet nog steeds kritisch onder de loep moeten nemen. Scherpte moet worden vastgehouden.

De afgelopen jaren zijn door IT- en inkoopafdelingen flinke kosten bespaard. Dit is in veel gevallen gebeurd door te schrappen in de projectenkalender en alleen de strikt noodzakelijke projecten op te starten. Ook is aan veel IT-leveranciers gevraagd een duit in het zakje te doen door de tarieven te laten zakken. Veel organisaties hebben echter gemerkt dat ze de afgelopen jaren juist meer hebben moeten innoveren om concurrerend te blijven. Innovatie zal nodig blijven. Maar als je dan toch projecten opstart, blijf dan kritisch kijken naar de uitgaven die je als IT-afdeling doet, zodat je daarop kunt besparen en toch meer werk kunt verzetten voor de business. Vanuit onze praktijk hebben wij onze opdrachtgevers het afgelopen jaar mogen helpen flinke kosten te besparen. Volgens ons zijn de onderstaande zeven tips de belangrijkste die je zou moeten overwegen.

1 - Licenties onder de loep nemen

Vaak heb je licenties, die je niet meer nodig hebt of gebruikt. Ook komt het vaak voor dat men (bijv. Oracle) licenties gebruikt, maar die veel te zwaar zijn voor het werkelijke gebruik. Kijk naar zaken als: ontwikkelaar(s) zitten op multi-user licentie, terwijl ze die niet nodig hebben. Of er wordt voor een veel te zware licentie betaald, terwijl het met minder ook af kan. Zaken als server-virtualisatie kunnen ook grote invloed hebben op de te vergoeden licentiekosten.

2 - Stap over op Open Source software

Nog steeds kom ik mensen tegen die bij de term Open Source een gevoel hebben van "hobbysfeer" of "ongeschikt voor zakelijke omgeving". Word wakker! Maak kennis met Enterprise Open Source. Voor veel componenten binnen de IT-softwarearchitectuur zijn Open Source alternatieven beschikbaar. De belangrijkste argumenten tegen het gebruik van Open Source software die ik vaak hoor, zijn: 'je weet nooit wie je bij een probleem/bug gaat helpen. En wanneer.' of 'ik kan/wil niet te pas en te onpas updates installeren'. Terechte zorgen natuurlijk, die echter worden weggenomen door Enterprise Open Source (EOS). Bij EOS heeft een commerciële organisatie een stabiel product uit de open source community genomen en met eigen investeringen verder verbeterd en aangevuld (denk aan ondersteunende tooling). Zij leveren dit product vervolgens met ondersteuning en geven vaak 3 tot 7 jaar support op geïnstalleerde versies. Aangezien de bron van de software voortkomt uit een GNU-GPL, mag voor de aangeboden software geen licentie kosten worden gevraagd. Voor de ondersteuning die de organisatie biedt op de software suite, wordt echter wel een vergoeding gevraagd. Dit is echter vaak een schijntje van de bedragen die je kwijt bent voor het vergelijkbare commerciële product. Voorbeelden van dergelijke software: RedHat JBoss als alternatief voor Oracle WebLogic of IBM WebSphere, EnterpriseDB's database suite Postgres Plus als alternatief voor Oracle databases.

Zakkenvuller 3 - Kijk kritisch naar inhuur van extern IT-personeel.

Zorg voor transparantie bij inhuur van IT-specialisten en weet waarvoor je betaalt. Het simpelweg aannemen dat een leverancier levert voor een 'manteltarief', wil niet zeggen dat de ingehuurde IT-specialist ook een faire vergoeding krijgt. Het komt nog steeds veel voor dat er meer dan één schakel in de inhuurketen zit. Ofwel: U betaalt te veel en/of de freelancer ontvangt te weinig. Wist u bijvoorbeeld, dat het nog steeds vaak voorkomt dat tussen het tarief dat de eindklant betaalt en hetgeen de zelfstandige ontvangt, wel 25 Euro of meer zit? Marges van boven de 15% zijn eigenlijk niet meer van deze tijd. Overweeg daarom samenwerking met een leverancier die transparant is in haar levering en toch de kwaliteit van de geleverde specialisten kan borgen.

4 - Overweeg ontwikkeling van (web)applicaties mbv een PaaS

Organisaties als Mendix, Outsystems, Force.com en Rollbase bieden een application Platform as a Service aan. Hierbij wordt in de cloud ontwikkeld binnen het platform. Veelal betreft het meer modelleren van applicaties, hetgeen zeer goed in nauwe samenwerking met de eindgebruikers kan gebeuren. Voor sommige typen applicaties is een van de genoemde ontwikkelplatformen zeer geschikt. De productiviteit van de ontwikkeling is op deze platformen 3 tot 4 maal zo hoog als met behulp van ontwikkelomgevingen als Java en C#.Net. Het is niet voor alle soorten applicaties geschikt, maar het verdient het wel om te worden overwogen als alternatief voor (web)applicaties die snel moeten worden gerealiseerd. Let hierbij wel op risico's als vendor lock-in en licentiekosten voor gebruik van het platform.

5 - Overweeg clouddiensten

Het aanschaffen van soft- en hardware kan voordeliger door gebruik te maken van de mogelijkheden bedrijfsapplicaties in de cloud te laten draaien (Software and/or Infrastructure as a Service). Dit biedt onder andere voordelen op het gebied van schaalbaarheid. De eigen investeringen in hardware kunnen sterk worden teruggeschroefd. Security is echter een van de belangrijkste issues wanneer een organisatie besluit haar gegevens in de cloud onder te brengen. Een mooie tussenweg is de hybride cloud. Hierbij blijven er lokaal bij het bedrijf applicaties draaien die communiceren met andere (minder bedrijfskritische) applicaties die in de cloud zijn ondergebracht. Dit wordt mooi uitgelegd in dit artikel.
Een andere interessante optie is het vervangen van Office door Office365 of Google Apps. De licentiekosten voor het gebruik van Office producten (email, tekstverwerker, spreadsheets, presentatiesoftware) kunnen flink omlaag als naar de online variant van bijvoorbeeld Microsoft of Google wordt overgestapt. Bijkomend voordeel is dat gebruikers (alweer in de cloud) makkelijker samen aan één document kunnen werken. De bijbehorende beheerkosten gaan ook omlaag omdat beide alternatieven beschikken over automatische backup en recovery mogelijkheden, waarbij de eindgebruiker in veel gevallen zelf een oude of verwijderde versie van een document kan terughalen.

6 - Kijk naar nearshoring

Veel bedrijven zijn in de afgelopen tien jaar het avontuur aangegaan om samen te werken met een outsourcing partner in een lage lonen land. De offshoring naar landen als India of China heeft echter te vaak niet het voordeel gebracht wat ervan verwacht werd. Struikelblokken als tijdsverschil, cultuurverschillen en communicatieproblemen (lastig begrijpbaar Engels of men zegt ‘Yes’ en bedoelt ‘No’) hebben voor veel vertraging, frustratie en extra kosten gezorgd. Daar komt nog bij dat de loonkosten er flink zijn gestegen. Weg besparing.
Inmiddels zijn er dichter bij huis alternatieven te vinden die wel de beoogde voordelen bieden: nearshoring partners in landen als Portugal, Bosnië, Roemenië of Hongarije hebben niet te kampen met tijdsverschil en het cultuurverschil is over het algemeen vrij klein. De combinatie van het hoge opleidingsniveau, de lage kosten en een Nederlandse implementatie partner, maken nearshoring een alternatief dat de moeite waard kan zijn voor uw webapplicaties of mobiele apps.

7 - Ontwikkel Agile

Veel bedrijven hebben de stap naar Agile / Scrum al gemaakt. Door het Scrum framework toe te passen op bijvoorbeeld de systeemontwikkeling, wordt de gebruikersorganisatie eerder en continu betrokken tijdens het systeemontwikkeltraject. Zo kan er tijdens het project bijgestuurd worden in plaats van dat de eindgebruikers er pas bij de gebruikersacceptatietesten achter komen dat er iets door 'de jongens van IT' anders is geïnterpreteerd dan zou moeten, met herstelwerk tot gevolg. Daarnaast kan een geheel ontwikkeltraject al gauw enkele maanden in beslag nemen. Als de business-eisen in de tussentijd gewijzigd zijn, wil je daar niet op het laatst achter komen. Bij Scrum wordt hierom gewerkt met iteraties: korte, herhalende periodes van 2 tot 4 weken, waarbij aan het eind van elke periode werkende software wordt opgeleverd. Continue betrokkenheid van een afgevaardigde van de business met mandaat -de Product Owner- zorgt voor draagvlak binnen de organisatie en bewaking van de juiste richting. Invoering van Scrum doe je niet effe op maandagochtend, maar vereist een wezenlijk andere inrichting van IT, een actieve rol van de business en training van betrokkenen. Het eerder beschikbaar zijn van werkende software kan echter goud waard zijn voor de organisatie.
Scrum is niet de enige Agile methodiek, maar wel de meest populaire. Lees hier meer.

Heeft u vragen naar aanleiding van deze tips? Wij vertellen u graag meer!